Konsep Remote Office di Jakarta

TUJUAN REMOTE OFFICE

Permasalahan yang sering menimpa Jakarta seperti kemacetan dan banjir dapat menyebabkan produktifitas kerja menurun dan menimbulkan tekanan jiwa (stress) dan kelelahan bagi para pekerja. Pemerintah Daerah DKI sudah mencoba berbagai macam kebijakan untuk mengatasi kemacetan dan banjir di Jakarta ibukota negara republik Indonesia, seperti:

Kemacetan:

1. Sistem 3 in 1 untuk kendaraan roda empat. Dengan harapan bisa menurunkan volume kendaraan bagi pemilik kendaraan yang memiliki kendaraan lebih dari satu di suatu rumah. Namun kebijakan ini bisa ditepis dengan bertumbuhannya joki – joki 3 in 1, yang sampai ini masih dapat kita jumpai di ruas – ruas jalan menuju jalan – jalan protokol yang diberlakukan system 3 in 1.
2. Pembangunan sarana transportasi seperti pembangunan Bus Trans Jakarta dengan jalur khusus, optimalisasi jalur KRL (Kereta Rel Listrik) Commuter, Peremajaan Kopaja menjadi Kopaja AC, rencana pembangunan MRT, Car Free Day dan masih banyak lagi.
3. Pembangunan infrastrukur jalan raya berlapis seperti flyover, underpass, Jakarta Outer Ring Road dan masih banyak lagi.
4. Menaikkan retribusi pajak kendaraan – kendaraan bermotor yang usianya sudah tua. Dengan cara ini diharapkan kendaraan – kendaraan lama akan berkurang beredar di jalan raya dan diganti dengan kendaraan – kendaraan baru.
5. Membangun rumah susun dan apartment yang terintegrasi dengan pusat bisnis, atau mendekati dengan pusat bisnis, sehingga tidak diperlukannya penggunaan kendaraan yang diperlukan untuk berangkat ke tempat usaha atau kantor.

Kemacetan lebih banyak diakibatkan oleh pertambahan volume kendaraan yang tidak terkontrol, ruas – ruas jalan yang tidak memadai untuk menampung ledakan kendaraan bermotor, pengaturan lalu lintas yang belum dikelola secara baik dan terpadu. Sedangkan pembatasan penjualan kendaraan bermotorpun tidak bisa dilakukan karena memang sebagian besar pendapatan daerah DKI Jakarta didapat dari pemasukan pajak, salah satunya pajak kendaraan bermotor.

Banjir:

1. Pembangunan banjir kanal sebagai media untuk menampung volume air yang akan dialirkan ke sungai – sungai.
2. Pembersihan sampah – sampah yang ada di sungai – sungai.
3. Membuka daerah resapan air dan hutan kota sebagai kantong – kantong air, yang berfungsi menahan curahan air dari tanah (mata air) ke muara sungai.
4. Pengerukan sungai – sungai di Jakarta yang mengalami pendangkalan.
5. Pembangunan gorong – gorong, dan rencana pembangunan deep tunnel, yang berfungsi sebagai pengurang genangan air yang ada di daerah rendah yang rawan banjir dan genangan air, yang kemudian mendistribusikannya ke sungai – sungai terdekat.
6. Pengaturan debit air di pintu – pintu air di hulu sungai dan beberapa pintu air yang ada didalam kota Jakarta.
7. Rencana pembangunan sumur resapan di sejumlah wilayah yang tersebar di Jakarta.
8. Berkordinasi dengan kota – kota di sekitar Jakarta untuk mengupayakan alternatif pengalihan aliran air yang berasal dari kota – kota tersebut.

Tindakan penanggulangan dan antisipasi tersebut, suatu saat akan menemui titik jenuh. Oleh karenanya perlu dicarikan solusi dengan pemikiran – pemikiran yang lebih kreatif, lebih murah dan menguntungkan. 

Sejalan dengan berkembangnya teknologi internet dan juga dengan semakin murah dan menjamurnya infrastruktur jaringan internet di Indonesia, khususnya di Jakarta, maka konsep bekerja dimana saja dan kapan saja bisa dibakukan dan dijadikan suatu budaya kerja baru di Jakarta. Para pekerja tidak perlu datang ke kantor untuk melakukan pekerjaan sehari - hari, melakukan pertemuan atau troubleshooting. Semua bisa dilakukan secara online, kecuali untuk ruang lingkup bisnis atau pelayanan yang membutuhkan tenaga manusia secara langsung. Dengan demikian, arus dan volume kendaraan bisa diminimalisir, sehingga konsep remote office akan sangat cocok untuk mengurangi kemacetan di Jakarta.

KONSEP DASAR REMOTE OFFICE

Yang paling mendasar dari konsep remote office adalah memindahkan para pekerja yang asalnya bekerja bersama – sama secara fisik dalam suatu tempat menjadi bekerja dari rumah atau tempat – tempat lainnya.

Saat ini secara tidak sadar, para pekerja sudah melakukan 10% – 20% di rumah atau tempat lainnya seperti mal – mal, coffee shop atau kantor – kantor cabang. Mereka melakukan pekerjaan secara teleworking pada saat lepas jam – jam kantor atau hari libur atau saat dinas luar kota.

DESAIN SEDERHANA REMOTE OFFICE

Desain Remote Office Berdasarkan Perangkat

Desain Remote Office Berdasarkan Aplikasi

JENIS PEKERJAAN YANG COCOK MENERAPKAN REMOTE OFFICE

Tidak semua jenis pekerjaan cocok untuk diterapkan remote office. Perusahaan manufaktur, rumah sakit, perhotelan, restoran, bioskop, perusahaan pelayanan masyarakat, konstruksi bangunan, operator mekanik, pedagang, pekerja perkebunan, peternakan, petani, nelayan, atlit, artis, engineer, pengerajin, penerbang, pengemudi, tentara,  dan sejenisnya yang membutuhkan perpanjangan tangan atau kehadiran fisik secara offline, masih belum memungkinkan bekerja secara remote.

Namun pekerjaan seperti helpdesk, customer service, tenaga marketing, instrukur, guru, tenaga administrasi, anggota eksekutif, anggota legislatif, arsitek, karyawan finance, akuntan, sales, desainer, staf duta besar, gubernur, bupati, walikota, eksekutif, konsultan, menteri, notaris, ilmuwan, pegawai sumber daya manusia, pelajar, mahasiswa, programmer, penulis, pewawancara yang tidak perlu bepergian, psikiater, psikolog, telemarketing, jurnalis atau wartawan yang tidak perlu bepergian.

KEUNTUNGAN REMOTE OFFICE

Selain dapat mengurangi kemacetan lalu lintas, remote office juga memiliki keuntungan lain diantaranya:

Faktor Ekonomis

1. Mengurangi pemakaian gas dan bahan bakar yang digunakan untuk kendaraan bermotor.
2. Mengurangi konsumsi energi listrik di gedung – gedung perkantoran.
3. Mengurangi biaya sewa ruang usaha atau kantor.
4. Mengurangi biaya transportasi.
5. Menurunkan biaya pemeliharaan gedung dan pembelian aset atau inventaris kantor.

Keuntungan terhadap Lingkungan Hidup

1. Mengurangi tingkat polusi dan efek rumah kaca yang sebagian besar disebabkan oleh Air Conditioning (AC).
2. Mengurangi penggunaan kertas, sehingga menurunkan tingkat penebangan hutan.
3. Mengurangi limbah perkantoran, seperti plastik, kertas, toner, karbon, barang elektronik dan air buangan AC.

Keuntungan untuk industri atau perusahaan

1. Mengurangi office expenses.
2. Mengurangi communication expenses.
3. Mengurangi biaya sewa kendaraan operasional.
4. Mengurangi biaya rumah sakit atau pengobatan.
5. Meningkatkan produktifitas kerja para karyawan.
6. Meningkatkan loyalitas pekerja terhadap perusahaan.

BIAYA PEMBANGUNAN REMOTE OFFICE

Apa saja yang diperlukan untuk pembangunan remote office?

Infrastruktur

1. Jaringan internet dedicated dengan spesifikasi tinggi, namun untuk meminimalir biaya yang timbul dengan pengadaan bisa dengan cara co-location di data center yang memiliki jaringan infrastruktur yang mumpuni. Biaya co-location, relatif lebih murah ketimbang membangun infrastruktur sendiri, yang sedikitnya akan membutuhkan biaya untuk sewa tempat rack server, sewa tempat untuk pemasangan antena, terutama jika tidak terdapat jaringan fiber optic atau kabel tanah dari penyedia jasa layanan internet dikantor/gedung perkantoran tersebut.
2. Pengadaan modem external/portable untuk karyawan yang mendapat keleluasaan bekerja secara remote.

Perangkat keras

1. Jika perangkat keras sudah masuk dalam requirement dan mampu mendukung virtual machine atau thin client, tidak perlu lagi untuk mem-budget-kan dan untuk pembelian aset berikut ini.
2. Server yang memiliki spesifikasi tinggi, karena untuk mendapatkan kinerja yang cepat dibutuhkan prosesor yang lebih tinggi dan memori (RAM) serta storage (Harddisk) yang lebih besar. Semakin besar jumlah karyawan yang mendapatkan fasilitas remote office atau work from home, maka semakin tinggi spesifikasi server yang dibutuhkan.
3. Laptop atau notebook untuk karyawan yang bekerja secara remote.
4. Web camera yang digunakan untuk melakukan Video teleconference.

Perangkat lunak

1. Dibutuhkan software yang mampu menyediakan layanan virtual machine atau thin client sepert VMWare, Citrix atau Remote Desktop Services (dulu dikenal dengan sebutan Terminal Services).
2. Dibutuhkan software yang mampu melakukan sharing, sinkronisasi, modifikasi content, kolaborasi modifikasi konten dan mengatur workflow agar data bisa digunakan secara bersamaan dan sistematis. Seperti Microsoft Sharepoint, atau sejenisnya yang berbasis open source seperti Alfresco, Liferay atau Mind Touch. Atau aplikasi sederhana yang sudah built-in di Windows Server seperti FTP Server. Sehingga aplikasi yang tersedia dapat diakses dari bermacam – macam perangkat seperti Smartphone atau tablet, tanpa memerlukan lisensi tambahan untuk di-install diperangkat tersebut, karena semua berbasis web yang hanya membutuhkan media perantara seperti web browser.
3. Enterprise Messaging System (EMS) seperti Microsoft Office Live Meeting atau Microsoft Lync atau yang berbasis open source seperti Skype, Pidgin dan Google Talk. Komunikasi adalah factor penting yang dibutuhkan sehingga konsep remote office ini dapat berjalan dengan baik. Carilah messaging system yang terintegrasi dan memiliki fitur yang banyak seperti dapat digunakan untuk audio call, chatting, video call, share presentation dan sharing file.
4. Aplikasi security lainnya seperti VPN services seperti token keluaran dari RSA. Jika infrastruktur belum mendukung jaringan VPN atau DMZ.

Semua aset ini jika dihitung secara jangka panjang, relatif lebih kecil ketimbang investasi space kantor dan biaya komunikasi secara offline.

Dengan segala keunggulan yang bisa didapat dengan konsep remote office ini, kenapa tidak dicoba untuk diimplementasikan di kantor Anda.