Fitur Program Kasir dan Manfaatnya

Point Of Sales

Banyak pemilik usaha yang telah bertahun – tahun membangun kerajaan bisnis dengan cara – cara yang rumit, cara – cara konvensional yang tanpa mereka sadari bahwa potensi yang mereka miliki habis hanya untuk melakukan pekerjaan yang begitu – begitu saja. Memang tidak ada salahnya bagi para pemilik usaha untuk bersikeras menggunakan cara – cara yang sudah biasa mereka lakukan sejak mendirikan usaha, namun perlu diingat bahwa jaman terus berubah, pemain – pemain local baru yang lebih enerjik, kreatif dan berwawasan luas belum lagi pasar global dengan pemain – pemain lintas Negara turut andil memperebutkan pasar. Perlu diingat juga bahwa bisnis apapun akan sulit untuk diduplikasi atau dibuat banyak jika sistem yang digunakan tidak standar atau berbeda – beda dan mengandalkan campur tangan pemiliknya. Jika pemilik usaha kehabisan tenaga, maka sampai disitulah bisnisnya berputar.

Pernah ingat Dinosaurus? Dan ada yang ingat kenapa Dinosaurus punah? Karena Dinosaurus tidak mampu beradaptasi disaat sumber makanan mulai berkurang, lahan habitat mulai dipenuhi manusia dan iklim yang berubah.

Dalam menduplikasi bisnis diperlukan suatu sistem, sistem dapat dibuat dan dikondisikan dengan alat bantu yang sifatnya user friendly agar semua orang dapat menggunakannya, pakemnya sama, dinamis tapi terkontrol serta dapat memberikan informasi – informasi yang dibutuhkan oleh pebisnis dalam mengembangkan usahanya.

Salah satu alat bantu yang sederhana untuk lingkup retail atau eceran adalah Program Kasir atau Program Toko, dengan menggunakan program toko secara disiplin dan rapih maka program ini dapat membantu kinerja bisnis seperti:

1. Pencatatan Pembelian.
2. Pencatatan Penjualan.
3. Pencatatan Barang Konsinyasi/Titip Jual.
4. Pencatatan Persediaan/Stok.
5. Pencatatan Keuangan, dan
6. Laporan – laporan.

Pencatatan Pembelian

Pencatatan Pembelian membantu pemilik usaha dalam mengatur dan mengontrol:

1. Pesanan pembelian (Purchasing Order). Sales sebagai ujung tombak para produsen atau principal terkadang lupa atau salah menyampaikan pesanan dari pelanggannya atau malah sengaja melakukan penjualan “iseng – iseng berhadiah” atau “tos – tosan” pada saat mengirimkan barang pesanan dengan barang yang sebenarnya tidak dibutuhkan oleh pelanggannya yaitu pemilik usaha. Menu peanan pembelian ini dapat membantu pemilik usaha atau bagian logistic dalam melakukan cross check antar barang yang dipesan dengan barang yang diantar. Menu ini juga dapat membantu bagian pembelian dari toko dalam melakukan order barang pesanannya dengan menggunakan parameter stok minimum (average sales) sehingga jumlah pesanan mendekati dengan volume sales yang ada di toko tersebut. Keuntungan yang didapat dengan kemudahan mendapatkan nilai stok minimum ini akan menghemat modal pemilik usaha yang ditanam untuk persediaan barang dalam masa tertentu. Semakin dekat jumlah stok barang dengan volume sales sebelum sampai pada permesanan berikutnya, maka semakin efektiflah pengalokasian modal oleh pemilik usaha.
2. Proses pembayaran hutang. Bagi pebisnis kepuasan bukanlah hanya untuk para pelanggan saja, tetapi juga kepada supplier, rekanan bisnis ataupun stake holder. Pemilik usaha yang memiliki reputasi baik untuk pembayaran hutang – hutangnya cenderung akan mendapatkan feedback yang bagus dari supplier. Feedback yang baik dapat berupa potongan, perpanjangan periode pembayaran atau jatuh tempo, prioritas pengadaan barang atau fasilitas – fasilitas lainnya. Dengan program kasir atau program toko, pemilik usaha dapat mengontrol kapan jatuh tempo pembayaran hutang terjadi atau sudah berapa banyak pembelian yang mereka lakukan dari satu supplier.
3. Pembayaran hutang dengan giro. Seringkali pemilik usaha kesulitan untuk mengingat atau mencari apakah dia sudah membayarkan hutang pembeliannya kepada supplier, terlebih lagi jika pembayaran menggunakan giro. Beberapa pemilik pernah menanyakan apakah dia tidak mengeluarkan lebih dari satu giru untuk pembayaran hutang yang sama. Dengan program kasir ini, pemilik usaha atau bagian pembayaran dapat mengontrol dan mencocokan pemakaian giro untuk pembayaran hutang antara pencatatan di program kasir dengan fisik buku giro.
4. Barang retur pembelian menjadi lebih mudah, pencatatan retur akan mengatur keluarnya stok untuk diganti oleh supplier, kembalinya stok pengganti dari supplier, mengembalikan uang atau mengurangi jumlah hutang jika stok barang pengganti retur tidak tersedia. Seringkali selisih stok atau uang disebabkan tidak adanya pencatatan barang retur.

Pencatatan Penjualan

Pencatatan Penjualan membantu pemilik usaha dalam mencatat penjualannya secara real time atau langsung saat transaksi terjadi, dengan pencatatan yang disiplin, minim human error dan sistematis. Pemilik usaha akan mendapatkan banyak keuntungan dengan adanya pencatatan penjualan ini, diantaranya adalah:

1. Pemilik usaha akan dengan mudah mengetahui berapa omzet penjualannya kapanpun dia inginkan.
2. Pemilik usaha dapat mengetahui besarnya keuntungan yang didapat pada tiap transaksi atau pada waktu tertentu.
3. Penjualan secara kredit atau hutang akan dapat diketahui siapa pelanggannya, berapa besar piutangnya dan kapan jatuh temponya. Pemilik usaha juga dapat melakukan analisa pembayaran piutang untuk masing – masing pelanggan dengan informasi trend bayar yang dilakukan oleh pelanggan kredit.
4. Dengan pencatatan penjualan secara langsung pada saat transaksi penjualan terjadi maka pemilik usaha dapat mengetahui waktu – waktu penjualan tertinggi dan terendah tiap harinya. Dengan adanya informasi ini, maka pemilik usaha atau bagian kepala toko dapat mengatur pembagian waktu shift kerja karyawan yang lebih sesuai dengan tinggi rendahnya pengunjung. Selain itu juga pemilik usaha dapat melihat grafik penjualan per hari dalam satu bulan atau grafik penjualan dalam setahun, informasi ini berguna bagi pemilik usaha dalam pengalokasian dana dan dalam pengambilan keputusan strategi bisnis di tahun – tahun kedepan.
5. Pencatatan penjualan secara benar juga dapat digunakan untuk mengetahui item – item mana yang tergolong fast moving (barang laku) atau slow moving (barang yang kurang laku), informasi ini dapat digunakan oleh pemilik usaha dalam melakukan order, melakukan pemilihan barang yang akan dijual atau merubah konsep tokonya sesuai kebutuhan pelanggan yang berbelanja di tokonya.
6. Penawaran Penjualan (Sales Order), jenis usaha tertentu memerlukan pembuatan penawaran penjualan kepada pelanggan atau calon pelanggannya sebagai ilustrasi bagi pelanggan sebelum melakukan pembelian.
7. Pencatatan barang retur penjualan akan mengatur stok kembali dari pelanggan dan stok keluar sebagai penggantian kepada pelanggan, pemotongan piutang atau pengembalian uang jika stok pengganti tidak tersedia. Dengan pencatatan barang retur ini, pemilik usaha atau bagian logistic dapat membuat analisa item – item mana yang banyak rusak atau supplier – supplier mana yang kualitas barangnya kurang baik sehingga terjadi retur.

Pencatatan Item Konsinyasi

Pencatatan Item Konsinyasi atau titip jual akan memudahkan proses pembayaran item – item konsinyasi otomatis berdasarkan banyaknya item yang terjual dan proses retur item konsinyasi jika tidak terjual dan jika harus dikembalikan kepada supplier karena adanya batas waktu kadaluarsa. Proses pembayaran item konsinyasi secara konvensional dibayarkan berdasarkan sisa fisik item yang belum terjual, penjual atau supplier akan menghitung sisa item dan menagihkan pembayaran kepada pemilik usaha atau bagian pembayaran, dengan cara ini maka terdapat kemungkinan kesalahan atau kecurangan yang akan terjadi pada saat proses penagihan, dengan pencatatan item konsinyasi kemungkinan tersebut dapat diminimalisir atau dihilangkan. Jenis – jenis item konsinyasi pada umumnya terdiri dari:

• Item – item baru, sebagai sarana bagi produsen atau supplier memperkenalkan produk barunya.
• Item – item yang diproduksi secara terbatas dan harganya tergolong mahal untuk item sejenisnya.
• Item – item yang waktu rentang kadaluarsa yang singkat, seperti handphone beserta aksesoris, sayur mayur, buah – buahan dan roti.
• Item – item yang termasuk kurang laku (slow moving).
• Item – item musiman, seperti musim tahun ajaran baru sekolah, bulan puasa atau tahun baru.
• Item – item yang diproduksi oleh industry rumah tangga (home industry).

Pencatatan Persediaan

Pencatatan Persediaan/Stok membantu pemilik usaha dalam:

1. Mengetahui persediaan berdasarkan stok minimum dan mutasi barang. Perhitungan stok dengan menggunakan program kasir hampir seluruhnya berjalan dengan otomatis berbarengan dengan proses transaksi yang ada seperti proses pembelian, proses penjualan, proses retur beli atau jual, proses transfer barang untuk cabang online, cara ini akan mempermudah proses pencatatan persediaan barang dibandingkan dengan cara konvensional.
2. Menghitung saldo awal persediaan pada saat pembukaan cabang baru. Informasi yang berguna bagi pemilik usaha untuk mengetahui besarnya modal jika akan membuka cabang dengan skala yang sama dengan yang saat ini atau mengetahui saldo awal dalam kebutuhan pengembangan usaha sejenis.
3. Mencatat penerimaan dan pengeluaran barang diluar transaksi jual beli. Menu ini dapat digunakan untuk menerima atau mengeluarkan barang antar cabang offline, mencatat penerimaan barang bonus dari supplier, menambahkan stok barang yang bukan untuk dijual atau mengeluarkan barang untuk hadiah untuk pelanggan dan lainnya.
4. Melakukan stock opname. Melakukan stok opname dengan menggunakan program kasir ini dapat dilakukan sewaktu – waktu dan proses audit bisa dibedakan antara yang melakukan stok dengan yang melakukan pencatatan, sehingga proses stok opname bisa berjalan dengan murni, karena yang melakukan stok opname tidak mengetahui jumlah persediaan barang yang ada di komputer.

Pencatatan Keuangan

Pencatatan keuangan, pemilik usaha tidak perlu belajar akuntansi untuk mengetahui cara pembuatan nomor akun perkiraan (CoA), jurnal, buku besar, neraca, neraca lajur, neraca saldo, neraca laba rugi, neraca laba rugi month to date atau neraca laba rugi year to date, semuanya berjalan otomatis bersamaan dengan proses transaksi seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran hutang, pembayaran piutang, proses kas masuk, kas keluar, kas transfer, penentuan harga pokok penjualan (HPP) dengan harga jual, potongan harga, potongan hutang, potongan piutang dan transaksi – transaksi lainnya. Menu – menu sederhana dibuatkan untuk melakukan proses akuntansi yang sifatnya tidak otomatis pada saat terjadinya transaksi seperti:

1. Pembuatan saldo awal hutang.
2. Pembuatan saldo awal piutang.
3. Pencatatan kas masuk, untuk mencatat penerimaan diluar transaksi jual beli.
4. Pencatatan kas keluar, untuk mencatat biaya – biaya operasional.
5. Pencatatan kas transfer, untuk memindahbukukan antar kas dan bank atau sebaliknya.

Laporan

Laporan – laporan sangat diperlukan oleh pemilik usaha untuk mengetahui informasi seputar usahnya, laporan – laporan meliputi:

1. Laporan daftar item, daftar pelanggan, daftar supplier dan daftar sales
2. Laporan pembelian kepada supplier, termasuk laporan pembelian hutang, pembayaran hutang dan retur pembelian.
3. Laporan penjualan disertai grafik/chart, termasuk laporan penjualan grosir, penjualan eceran, penjualan piutang, pembayaran piutang dan retur penjualan.
4. Laporan persediaan barang yang terdiri dari laporan item masuk, laporan item keluar, laporan item transfer, laporan stok opname dan mutasi barang.
5. Laporan keuangan yang terdiri dari jurnal, buku besar, neraca – neraca, laporan kas, laporan akun perkiraan (CoA) dan laporan laba kotor penjualan.

Dengan fitur yang lengkap ini, pemilik usaha akan banyak mendapatkan manfaat yang dapat digunakan untuk perbaikan manajemen, improvement sampai pada pengembangan usaha. Program kasir ini dapat digunakan oleh semua jenis dan kelas usaha, dari mulai produsen sampai dengan pengecer dan dari usaha besar sampai UMKM.